Manokwari, 26 Juni 2024 – Bertempat di ruang Command Center Pengadilan Tinggi Agama Papua Barat dilaksanakan kegiatan rapat monitoring dan evaluasi tim IT PTA Papua Barat berdasarkan surat undangan Nomor 501/KPTA.W-31.A/UND/TI2.2.1/VI/2024 tanggal 24 Juni 2024. Rapat dihadiri oleh seluruh anggota tim IT yang terdiri dari Pejabat Kesekretariatan dan Kepaniteraan serta staff teknis.
Bidang IT yang berjalan terutama di lingkungan PTA Papua Barat melingkupi banyak aspek, baik dari sisi pelayanan, pengawasan, dan administrasi. Bila di breakdown lebih lanjut, masing-masing aspek tersebut memiliki keterkaitan dengan erat dengan Informasi dan Teknologi. Terlebih lagi bila mengingat Visi dan Misi Badan Peradilan Agama yang salah satunya bertujuan memperkuat implementasi IT.
Pada kesempatan ini Drs. Urip, M.H. selaku Koordinator TIm membuka rapat dengan memberikan pengantar kepada seluruh peserta mengingat bidang yang bersinggungan dengan IT sangat luas. Maka dari itu agar pembahasan tidak melebar dan lebih efektif, harus disepakati poin-poin apa saja yang akan menjadi materi pembahasan pada rapat kali ini. Setelah melakukan diskusi, akhirnya poin utama yang diangkat pada rapat hari ini berkenaan dengan manajemen persuratan, baik itu surat masuk maupun surat keluar.
Aplikasi persuratan bukan hanya sekedar tempat untuk merekap surat masuk dan surat keluar, melainkan juga sebagai tempat untuk pengarsipan dokumen secara digital. Bisa dibayangkan bila proses pengarsipan masih dilakukan secara fisik, berapa besar resiko yang akan dihadapi mengingat berkas fisik rawan hilang, rusak dan tidak praktis dalam penyimpanan. Apalagi bila harus mencari satu dokumen tertentu dengan nomor spesifik, tentu akan lebih cepat bila sudah menerapkan sistem elektronik.
Saat ini staff teknis sedang melakukan penyempurnaan aplikasi manajemen persuratan SIMISOL untuk pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Namun kendala yang yang dihadapi berkaitan dengan proses penomoran yang masih belum memiliki SOP yang jelas sehingga proses implementasi tidak berjalan maksimal. Maka dari itu fungsi MONEV semacam ini adalah untuk mem-follow up segala bentuk permasalahan dan progress pengembangan aplikasi agar proses implementasi tidak jalan ditempat/mandheg. Karena tidak dipungkiri, dukungan teknis saja tentu tidak mencukupi dan harus dibarengi pula dengan dukungan dari Pejabat Pengambil Kebijakan yang bertugas mengawal jalanya TRANSFORMASI digital dalam sebuah organisasi mulai proses perencanaan, pengembangan, uji coba, hingga implementasi..
Terjadi diskusi yang cukup alot dari seluruh tim yang terlibat didalam rapat mengenai tata cara penomoran surat keluar. Mengingat satu alur ini yang nantinya akan diterjemahkan kedalam aplikasi sehingga menjadi standar baku bagi setiap penggunanya. Dan diharapkan saat sudah dilakukan sosiallisasi nantinya, tidak terdapat kesimpang-siuran antar pengguna mengenai alur pembuatan surat keluar. Terlebih lagi hal ini tentu akan lebih mempermudah kerja bagi tim teknis untuk melakukan pengembangan lebih lanjut karena sudah mendapatkan kepastian alur proses. Namun terlepas dari itu semua, input(masukan) yang didapatkan dari seluruh stakeholder menjadi penting demi menyempernakan pengembangan aplikasi ini kedepan.
Semoga Monev semacam ini dapat dilakukan secara kontinyu oleh tim IT, sehingga masukan-masukan yang berharga dapat ditangkap oleh tim teknis untuk selanjutnya dilakukan penyempurnaan yang berkesinambungan.
Leave a Reply